Endlich Zeit haben…

Die knappste Ressource unserer Zeit ist die Zeit

Es ist ein wunderschöner Montagmorgen. Ab heute wird alles anders werden. Ich sehe es ganz genau vor mir. Endlich ein freier Schreibtisch, keine Stapel, alles geordnet. Ein Griff in die Ablage und schon habe ich die gewünschte Unterlage. Alles hat künftig seinen festen Platz, alles ist beschriftet und in der richtigen Menge vorhanden. Das Suchen hat ein Ende! Termine werden eingehalten, Farben signalisieren die Prioritäten und die Arbeiten sind aufeinander abgestimmt. Gleich heute Morgen werde ich mit dem Umsetzen, der neuen Methode, die ich auf dem Seminar gelernt habe, beginnen.

Meine Mitarbeiter werden begeistert sein. Endlich herrscht nicht nur Ordnung, wir sparen auch Zeit! Mit der eingesparten Zeit, können unsere bürokratischen und schon längst überholten, verstaubten Arbeitsabläufe optimiert werden, doch es fehlte bisher immer die Zeit dazu.

Noch mehr Zeit werden wir über das Optimierungsprofil, ein Onlinefragebogen einsparen, der uns schnell zeigt, wo unsere größten Zeitfresser versteckt sind. Dieser Onlinefragebogen zeigt nicht nur harte Faktoren, wie Verschwendung in den Arbeitsabläufen oder Schnittstellenprobleme, nein sogar die sogenannten weichen Faktoren, wie Kommunikationsprobleme und Teamunstimmigkeiten auf. Die aufgezeigte Verschwendung ist eine echte Chance für weitere, selbst abteilungsübergreifende Verbesserungen.

In der Firma angekommen betrete ich freudestrahlend mein Büro, als schon Frau Meyer, meine Sekretärin, auf mich zu kommt und mir hektisch erklärt, dass ich in 10 Minuten auf eine nicht geplante wichtige Besprechung gehen müsse. Völlig unvorbereitet und ohne Agenda hetze ich zur Besprechung. Nach 2 Stunden Diskussion, die nichts mit meiner Abteilung und meiner Arbeit zu tun hatte, verlasse ich endlich den Sitzungsraum. In meinem Büro angekommen, checke ich erst einmal meine E-Mails. 96 ungelesene Mails. Als ich meine Mails abgearbeitet und zahlreiche Telefonate geführt habe, ist es schon Mittag. Nach einer verkürzten Mittagspause, muss ich mich dringend um die fehlerhaft eingegangene Großbestellung des Büromaterials kümmern.

Auf dem Weg zum Wareneingang begegne ich dem Produktionsleiter Herr Seidel, der mir ungehalten erklärt, dass meine Mitarbeiter einmal wieder zu spät auf die Serienmaterialbestellungen reagiert haben. Trotz vieler zusätzlicher Arbeit und einer Umstellung der Produktionsplanung konnte die Lieferung nicht rechtzeitig an unseren A-Kunden ausgeliefert werden. Ganz zu schweigen von den Mehrkosten für die Sonderlieferung. Die Folge, der Kunde ist verärgert und das hat eine negative Auswirkung auf die Statistik der Kundenbewertung.

Noch nicht im Wareneingang angekommen bittet mich Frau Linke zu sich ins Büro, sie habe da ein Problem, dass wir unbedingt sofort besprechen müssen. Eine halbe Stunde später verlasse ich das Büro von Frau Linke wieder.

Endlich im Wareneingang angekommen finde ich den zuständigen Herr Wilde nicht an seinem Arbeitsplatz. Ich frage Herr Berger, der mir zu verstehen gibt, dass er dafür nicht zuständig ist, Herr Huber meint das wäre nicht sein Job und Frau Lange kann mir auch nicht weiter helfen, sie kennt sich mit der Arbeit von Herr Wilde nicht aus, er habe da seine ganz eigene Arbeitsweise. Weitere Zeit vergeht als ich nun endlich Herr Wilde finde und der findet seine Unterlagen nicht. Endlich sind die Unterlagen gefunden und die Sachlage geklärt. Der Lieferant wird angerufen, doch keiner hebt ab. Auch nach weiteren Versuchen, geht nur der Anrufbeantworter an. Der Vorgang kommt wieder auf den Stapel und Herr Wilde verspricht mir, die Sachlage heute noch zu klären.

Auf dem Rückweg in mein Büro werde ich noch von weiteren Kollegen wegen verschiedenen Problemen und Unklarheiten angesprochen. Bis ich wieder an meinen Arbeitsplatz zurückkomme, ist es kurz vor 16 Uhr. Was für ein Tag! Ein Blick in meinen PC, schon wieder 20 ungelesene E-Mails. Ich mache mir noch schnell einige Notizen über die mir zugetragenen Aufgaben auf dem Weg zu Warneingang, ach was war das doch gleich wieder alles, …?

Mit meiner Aufräumaktion wird das heute nichts mehr werden. Frustriert verlasse ich um 18 Uhr mein Büro. Die Stapel sind immer noch vorhanden, meine Mitarbeiter sind nicht über die neue Aktion informiert und was ist eigentlich aus der Reklamation mit dem dringend benötigten Büromaterial geworden? Morgen ist ein neuer Tag, morgen wird alles anders und morgen finde ich auch ganz bestimmt die Zeit zur Umsetzung der neuen Verbesserungsmethode. Mit diesem festen Vorsatz, verlasse ich die Firma.

Doch was glauben Sie, wie wird die Geschichte weiter gehen? Wird der morgige Tag anders verlaufen. Wird das Erlernte des Seminars je umgesetzt werden?

Bestimmt kennen Sie solche oder ähnliche Situationen auch. Meist geht der Alltag genauso weiter, wie in der Geschichte beschrieben. Obwohl das neu Erlernte Erleichterung bringt, wird es nicht umgesetzt. Eine Woche danach, sind die guten Vorsätze mit der Begründung „Es fehlt einfach die Zeit dafür!“ vergessen. Warum ist das so?

Steigen Sie aus dem Hamsterrad aus. Ein Workshop direkt am Arbeitsplatz mit einem Speziallistenteam an Ihrer Seite bringt Ihnen eine langfristige Erleichterung, weil tatsächlich auch umgesetzt wird.